Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke is VENUVO BV, BTW BE1039.554.839, met maatschappelijke zetel te Motstraat 30, 2800 Mechelen, België / Belgique / Belgium. ComfortPartner is een handelsmerk van VENUVO BV. Voor alle vragen over uw gegevens kunt u contact opnemen via comfortpartner@venuvo.com.

Wanneer u via comfortpartner.be een aanvraag indient – via het intake-formulier of, waar van toepassing, in een gesprek met onze AI-assistent – verzamelen we de gegevens die u ons bezorgt:

• Identificatie: voornaam, naam
• Contact: e-mailadres, telefoonnummer
• Locatie: postcode, en – alleen indien u dit vermeldt – gemeente en/of adres
• Project: type werk (airco, warmtepomp, onderhoud, vervanging), beschrijving, eventuele foto's die u uploadt
• Technische context: IP-adres (verkort/anoniem), browsertype, taal, doorverwijzingsbron (utm-parameters)

Daarnaast verzamelen we via cookieloze productanalyse paginabezoeken (zonder uw IP-adres zelf te bewaren) (zie §8 – Cookies).

We gebruiken uw gegevens om:

• uw aanvraag te beoordelen en op te volgen;
• een offerte of technisch advies op te stellen, eventueel via onze installatiepartners;
• contact met u op te nemen per e-mail of telefoon over uw aanvraag;
• onze dienstverlening te verbeteren via gepseudonimiseerde paginaverkeer-analyse;
• onze wettelijke verplichtingen na te komen (boekhouding, fiscaliteit).

We gebruiken uw gegevens nooit voor cold-call telemarketing, doorverkoop aan derden buiten onze installatiepartners, of voor profiling die juridische gevolgen voor u heeft.

De verwerking steunt op één van de volgende rechtsgronden (art. 6 AVG):

• Uitvoering van uw aanvraag (art. 6.1.b): noodzakelijk om een offerte op te stellen en uw vraag te beantwoorden;
• Uw toestemming (art. 6.1.a): voor optionele opvolg-e-mails of nieuwsbrief, indien van toepassing;
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c): boekhoudkundige bewaartermijnen;
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): fraudepreventie en interne kwaliteitscontrole, na afweging tegen uw belangen.

Wij verkopen uw gegevens niet door. We delen ze enkel met de partnerinstallateur die uw werk uitvoert: uw aanvraag wordt intern behandeld en, indien relevant, doorgegeven aan een lokale installatiepartner (onderaannemer) die het werk technisch kan uitvoeren. Die partner ontvangt enkel wat hij nodig heeft om u een geldige offerte te bezorgen.

We werken met de volgende verwerkers (subprocessors) die strikt onder onze instructies handelen:

• Convex – back-end database (EU);
• Analyseprovider (EU-host) – productanalyse (IP-adres enkel als onomkeerbare hash);
• Cloudflare – CDN en hosting (EU edge);
• Microsoft 365 – operationele e-mail;
• Anthropic – AI-ondersteunde tekstverwerking bij het opstellen van uw offerte en opvolgmails (geen training op uw gegevens); een medewerker controleert deze tekst voor ze naar u verzonden wordt.
• Google – Google Analytics 4 en Google Ads. Opslag en herkenning gebeuren enkel na uw toestemming voor de categorie Statistieken resp. Marketing.

Een actuele lijst is op aanvraag verkrijgbaar via comfortpartner@venuvo.com.

Onze eigen infrastructuur draait in de EU. Voor AI-ondersteunde tekstverwerking kan beperkte tekst worden verwerkt door Anthropic onder de EU Standard Contractual Clauses en met expliciete opt-out voor modeltraining.

Wanneer u toestemming geeft voor Statistieken of Marketing, kunnen geaggregeerde meetgegevens worden verwerkt door Google LLC in de Verenigde Staten. Google is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework; wij vertrouwen daarnaast op de EU Standard Contractual Clauses als bijkomende waarborg. Zonder uw toestemming ontvangt deze partij enkel de technische, cookieloze signalen van de Google-tags (zie sectie 8).

Actieve dossiers: 2 jaar na laatste contact, zodat we offertes en garantievragen kunnen opvolgen. Inactieve dossiers worden vervolgens geanonimiseerd of verwijderd, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren (boekhouding: 7 jaar voor facturen). Server- en toegangslogs: 12 maanden.

comfortpartner.be gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën in drie categorieën:

• Strikt noodzakelijk – altijd actief, geen toestemming vereist. Onder andere de cookie die uw cookie-keuze zelf opslaat (dispatch_consent_v1) en onze cookieloze productanalyse (EU-host).
• Statistieken – Google Analytics 4, voor geaggregeerde bezoekersstatistieken; plaatst _ga en gerelateerde cookies. In deze categorie zit ook onze eigen productanalyse: met uw toestemming krijgt die een blijvende identificator en kan een sessie-replay worden opgenomen, in plaats van de cookieloze modus hierboven. Actief enkel na uw toestemming.
• Marketing – Google Ads-conversiemeting, om reclame-effectiviteit te meten. Plaatst onder meer _gcl_au. Cookies in deze categorie worden pas geplaatst na uw toestemming.

De Google Ads-tag wordt al vóór uw keuze geladen, in de stand toestemming geweigerd (Google Consent Mode v2). In die stand schrijft ze geen cookie en leest ze geen identificator. Ze stuurt Google wel een cookieloos signaal, dat Google gebruikt om conversies te schatten. Kwam u via een advertentie binnen, dan kan daarin de klikcode uit de advertentielink zitten, en kan die code bij het doorklikken op onze site in de link worden meegenomen – zonder cookie en zonder iets op uw toestel te bewaren. Pas wanneer u Marketing accepteert, mogen cookies en identificatoren worden gebruikt. Accepteert u Marketing, dan onthoudt onze site bovendien tot u het tabblad sluit via welke advertentie of campagne u binnenkwam (fq_attribution_v1 of cp_attribution_v1, sessionStorage), zodat uw aanvraag daaraan gekoppeld wordt. Zonder die toestemming wordt dat niet op uw toestel bewaard; de advertentiegegevens die al in het adres stonden, worden dan enkel in de links op onze site meegenomen.

U kunt uw keuze op elk moment aanpassen via de link Cookie-voorkeuren onderaan elke pagina. Meer detail vindt u op onze cookiepagina.

Na een telefoongesprek of een uitgevoerde installatie vragen we u per e-mail hoe het gegaan is. Uw antwoorden op de losse vragen blijven altijd intern.

Uw score en, als u er een schrijft, uw reactie in het tekstvak kunnen we op comfortpartner.be tonen. Het formulier zegt dat onder de verzendknop, vóór u verstuurt. We publiceren dan uw voornaam, de eerste letter van uw achternaam en uw gemeente (bijvoorbeeld "Jan P. uit Mechelen"), samen met uw score, de maand en – als u die schreef – uw tekst zoals u die zelf schreef. Uw volledige naam, uw adres, uw e-mailadres en uw telefoonnummer verschijnen nooit op de website, en uw antwoorden op de losse vragen evenmin.

De rechtsgrond hiervoor is uw toestemming (art. 6.1.a AVG). U kunt die op elk moment intrekken via comfortpartner@venuvo.com; we halen uw score en reactie dan van de website. Dat heeft geen enkel gevolg voor uw dossier of voor de dienstverlening.

Daarnaast tonen we op comfortpartner.be ook de reviews die klanten zelf publiceerden op ons Google-profiel, herkenbaar aan de vermelding "Via Google". Die staan al openbaar op Google, onder de naam die de auteur daar zelf koos. We tonen de reviews die Google ons doorgeeft – in de praktijk de recentste – en we laten er geen weg omdat de score ons niet bevalt. Wilt u uw Google-review niet langer op onze site zien, pas of verwijder ze dan op Google, of laat het ons weten via comfortpartner@venuvo.com.

U hebt het recht om:

• uw gegevens in te kijken (recht op inzage);
• onjuiste gegevens te laten verbeteren (recht op rectificatie);
• uw gegevens te laten verwijderen (recht op vergetelheid), tenzij we wettelijk verplicht zijn ze te bewaren;
• de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken;
• uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
• uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder gevolgen voor verwerkingen vóór de intrekking.

U kunt deze rechten uitoefenen via comfortpartner@venuvo.com. We antwoorden binnen 30 dagen.

Bent u niet tevreden over hoe we uw gegevens behandelen, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – contact@apd-gba.be – gegevensbeschermingsautoriteit.be).

We kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze diensten of de wetgeving wijzigen. De datum van laatste wijziging staat bovenaan deze pagina. Belangrijke wijzigingen melden we expliciet aan actieve klanten per e-mail.